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Announcement
#1 2008-04-22 07:46:52
- Roland
- Administrator
- Registered: 2007-11-25
- Posts: 484
Configuration Gmail Contacts Sync with Outlook
Deutsche Beschreibung folgt als zweiter Beitrag... also hier klicken...
1. Run <==== QUICKSTART
[X] FIRST SYNC
[X] SIMULATION
==> Check the LOG, and re-run until every used/needed section name has been put into HOME,WORK,OTHERS ( OK! in LOG.txt)
2. Run
[X] FIRST SYNC
[X] Download (if you want)
[X] Upload (if you want) [X] ..Deleted.. (if you want)
[ ] SIMULATION
==> Check the LOG, if a 409 Conflict Error occured (identical Emails, Fullname in another Gmail Contact)
==> use [Save Configuration] on main Window, because after this run the option FIRST SYNC is now turned OFF, automatically!
x. Run
If not all Contacts are in the LOG (because off CONTACTS MODIFIED SINCE date) - and you believe a contact is missing - turn it on (again)
[X] FIRST SYNC ((...or empty the field CONTACTS MODIFIED SINCE (double click for today 0:00)))
==> If you change Google Login, the Outlook Folder or the Filter.. turn this option ON again!
==> Check the LOG (always if background turned red!) for 409 Conflict Errors, or to find out the reason for not syncing (e.g. NEWER)
The main problems syncing Google Contacts with Outlook are:
1. How to map the fields => especially individual section names from the old Gmail interface!
2. How to prevent duplicates when uploading (how the sync is done)
3. Incremental Sync (Date and time last run => Modified Contacts since)
1. Field mapping
It will sync Google Contacts SECTIONS (labels).... for Outlook fields "home", "work" and "other" and will ignore section names, which are not entered in those fields from the old Gmail interface (comma delimited)... Outlook does not support more than home, work and others... The first is the default for uloading new contacts to Gmail...
HOME: Personal,Home,Persönlich
WORK: Work,Company,Büro,Professionnel,Lavoro
OTHER: Other,Sonstiges,Autres
To find out Do FIRST SYNC - SIMULATION to see used Google section names in the LOG. Then correct/add (,) those section names and repeat run until " OK! " - then turn SIMULATION off.
1st Remark:
- If a contact has e.g. "Work" and "Company" in it - only the first(=default) section will by synced!
- Not added section names will never sync!
..... it's a feature and not a bug 
2nd Remark:
- Gmail main email address maps to Outlook.Email1Address
- HOME email maps to Outlook.Email2Address
- WORK email maps to Outlook.Email3Address
- OTHER email maps to Outlook.Description as line "oEmail: "
=> there is now a "new mapping option"... read the tooltip of it!
3rd Remark:
There are some fields, which iCal4OL will write in the Outlook Description, because there are no fields in Outlook for them!
What's not implemented:
- if you used more then one identical field name in the same section - only the first and second will be synced (second field goes into description).
- the Gmail field named "Others: " (not the section!) is not in the feed (Google bug?!) and therefore can't be synced!
Fields written in Outlook description will start with h(=home) or w(=work) or o(=others) representing the mapping... p(=personal) from "older iCal4OL Import/Export" is treated as "h"...
e.g. "wCompany2: Text2ndCompanynameFromGmail"
2. How to prevent duplicates when uploading (how the sync is done)
Unlike the event sync - the contact sync can't find "similar" contacts in Google during upload (Api limitation).
So for first sync you must mark (keep marked) FIRST SYNC (Mark it for 1st sync with a Gmail account!)
With this option enabled all events (modified since 2005/1/1) will be downloaded and compared + "linked" with similar Outlook events in chosen Outlook folder (if SIMULATION is off)!
From Version 2.7.1 on, the Gmail Contact Groups are written into the Outlook field "Categories", too!
If you don't wish Groups-Categories Linking, you must enter @ in Download/Upload Filter. This way newly uploaded Contacts will go to "Suggested Contacts" (German: "vorgeschlagene Kontakte")!
For the inbuild Googlemail Groups "Friends", "Family" and "Coworker" you MUST use those English names.
Only iCal4OL with language set to "Deutsch" is supporting the German Translation "Freunde", "Familie" and "Kollegen", too.
After that - the upload will work correctly - but attention: If you change the account email address (even if its an alternative address for the same Google account), or you choose another Outlook Contact folder, you must mark [FIRST SYNC] again!
(If you are adding manually "similar" contacts on both sides -> keep this option alsways ON - let the newer contact win...)
The base ID of a Gmail Contact and the account email address are stored in userdefined Outlook properties [ImportUID] and [ImportICS].
When downloading from Google, iCal4OL will try to sync with Outlook contacts in this order:
1. Base ID (especially from FIRST SYNC...)
2. MAIN Email Address
3. Fullname of Contact
So... if Base ID is not found in Outlook, and the MAIN Email Address field is empty, then it will try to find an Outlook contact with the same fullname - if it can't find anything, it will add a new contact in Outlook.
3. Incremental Sync (Date and time last run => Modified Contacts since)
Depending on your needs, you can Download and/or Upload contacts from/to Google Mail.
Remember to empty this field "Modified Contacts since", if you...
- use another Gmail account address -> Do a FIRST SYNC again!
- choose another Outlook Contact Folder -> Do a FIRST SYNC again!
- change sync direction (up/down/2-way)
- change filterting by Groups, Categories (iCal4OL 2.7.1 and higher)
After a Sync, this field will be updated, if no error (see 409) was encountered => but the configuration file will not be saved automatically (if you started iCal4OL in interactive mode):
Don't forget to save the configuration (*.ini file) after a sync, otherwise the information "Date and time last run" will get lost!
409 CONFLICT ERROR:
This did happen, if you tried to upload a contact, where one out of all email-addresses is already present in an other Gmail Contact. This limitation does not longer exist in Gmail!Click button [Show LOG] if the background color of the "counter area" became red. You will see the "other" Gmail Contact, which raised the conflict...
Last edited by Roland (2009-01-08 08:56:48)
Offline
#2 2008-04-26 15:26:38
- Roland
- Administrator
- Registered: 2007-11-25
- Posts: 484
Re: Configuration Gmail Contacts Sync with Outlook
Hier in Deutsch... Echte Kontaktsynchronisation zwischen Outlook und Googlemail
1. Lauf <==== KURZANLEITUNG
[X] ERSTER SYNC
[X] SIMULATION
==> [Zeige LOG] und wiederholen Sie den Lauf solange, bis Sie alle gewünschten Abschnittsnamen HOME,WORK,OTHERS vom alten Gmail Benutzerinterface eingetragen sind ( OK! im LOG.txt)
2. Lauf
[X] ERSTER SYNC
[X] Download (falls gewünscht)
[X] Upload (falls gewünscht) [X] ..Gelöschte.. (falls gewünscht)
[ ] SIMULATION
==> [Zeige LOG] und forschen Sie nach 409 Conflict Error (identische Emailadressen und Ganznamen sind in Googlemailnichtmittlerweile erlaubt!)
==> Klicken Sie [Einstellungen speichern] im iCal4OL-Fenster, um die Einstellungen danach zu speichern - die Option ERSTER SYNC wurde jetzt automatisch deaktiviert!
x. Lauf
Falls nicht alle Kontakte im LOG aufgeführt sind (evtl. wegen Feld "Kontakte geändert seit") - also falls Sie einen Kontakt "vermissen", dann wieder..
[X] ERSTER SYNC ((...oder Feld "Kontakte geändert seit" löschen (Doppelklick setzt Tagesdatum 0:00)))
==> Falls Sie das Google Login ändern, einen anderen Outlook-Ordner wählen oder den Filter ändern, muss diese Option wieder aktiviert werden!
==> Nach dem Lauf das LOG prüfen (vorallem bei rotem Hintergrund) nach 409 Conflict Errors, oder nach Grund warum ein Kontakt nicht gesynct wurde (zb. weil NEUER)
Folgende Problemfelder gibt es beim Sync von Googlmail Kontakten mit Outlook:
1. Die Feldzuordnung => Abschnittsnamen vom alten Googlemail Benutzerinterface!
2. Die Erkennung gleicher Kontakte beim Sync (Duplettenverhinderung)
3. Inkrementeller Sync (Datum und Zeit letzter Lauf)
1. Die Feldzuordnung (Abschnittsnamen von Googlemail)
Outlook kennt in etwa "home", "work" und "other" -Felder. Google kannte aber im alten Benutzerinterface freie Abschnittsnamen. Deshalb muss die Zuordnung der Google Abschnittsnamen zu "home", "work" und "other" zuerst richtig eingetragen werden. Nicht angegebene Abschnittsnamen werden NICHT gesynct (auch ein Feature)...
Um die "alten" verwendeten Abschnittsnamen zu ersehen, folgendermassen vorgehen:
Erster Sync und Simulation ankreuzen (angekreuzt lassen) und starten. Danach steht das Resultat im LOG am Ende... Danach anpassen und weitertesten bis ok...
HOME: Persönlich,Personal,Home
WORK: Büro,Work,Company,Professionnel,Lavoro,Arbeit
OTHER: Sonstiges,Other,Autres
1. Bemerkung:
- Falls ein Kontakt sowohl "Persönlich" wie auch "Personal"-Felder hatte, wird nur der erste Eintrag (hier "Persönlich") gesynct!
- Nicht aufgeführte (also fehlende aber existierende) "alte" Abschnittsnamen werden nie gesynct!
2. Bemerkung:
Mit der Option "[X] Neue Email-Feldzuordnung":
- Die Hauptemailadresse wird in Outlook.Email1Address gespeichert
- Die anderen Emailadressen werden angereit in Email2Address, Email3Address gespeicher (sofern genau diese nicht die Hauptemail ist).. also Home, Work, Other..
Ohne der Option "[X] Neue Email-Feldzuordnung":
- Die Hauptemailadresse wird in Outlook.Email1Address gespeichert (falls leer, wird diese vom Hauptabschnitt genommen (primary='true')
- Email "Persönlich" wird in Outlook.Email2Address gespeichert
- Email "Büro" wird in Outlook.Email3Address gespeichert
- Email "Sonstiges" wird in Outlook.Description als Zeile "oEmail: " eingetragen
Es gibt zusätzlich eine versteckte Option, welche NUR für Leute ist, welche MEHRERE Emailaddressen in den Kontakten unter SONSTIGES (other) eintragen, dh. NIE eine Zuordnung zu HOME, WORK machen. Siehe dazu http://ical.gutentag.ch/forum/viewtopic … d=322#p322 (Default.ini .. Abschnitt [Option] .. Zeile "OtherMapping=1")
3. Bemerkung:
Es gibt viele Felder in Googlemail, welche in die Notizen des Outlook-Kontaktes eingetragen werden (müssen), da es diese in Outlook nicht gibt!
- Falls mehrere identische Felder in einem Google-Abschnitt existieren, wird nur der Erste und der Zweite (in Notizen) gesynced.
- Das zusätzliche Gmailfeld "Sonstiges" (ich meine nicht den Abschnitt, sondern das Feld in den Abschnitten!) ist im Feed von Google nicht enthalten (Bug?!) und kann deshalb nicht gesynct werden!
- Das neue Gmailfeld "Geburtstag" kann nur mit der API-Version 3.0 gesynct werden. Die Implementation in iCal4OL ist BETA und "könnte" aktiviert werden. Nur Google selbst ist noch nicht soweit, das API 3.0 korrekt im Benutzerinterface abzubilden. Bitte wirklich zuerst mit Testaccount ausprobieren!!
Eingetragene Feldnamen in den Notizen starten mit h(=home) oder w(=work) oder o(=others) ..... [p=personal von altem Import/Export wird wie "h" behandelt]
Beispiel: "wCompany2: 2teWorkFirmabezeichnungVonGooglemail"
2. Die Erkennung gleicher Kontakte beim Sync (Duplettenverhinderung)
Im Gegensatz zum Termin-Sync kann beim Hochladen kein "ähnlicher" Kontakt gefunden werden (in Api nicht vorgesehen).
Deshalb gibt es die Option ERSTER SYNC ... es kann seperat oder mit Upload/Download gestartet werden.
Falls dies Option also aktiviert ist, werden alle Googlemail Kontakte geholt und verglichen (sofern nach 1.1.2005 gespeichert). Ähnliche Termine werden hier also "verknüpft"...
Ab iCal4OL Version 2.7.1 werden die Gruppenzugehörigkeiten auch in das Feld "Kategorien" eingetragen.
Falls Sie dies nicht wünschen, müssen Sie im Import/Export-Filter ein @ eintragen. Neu hochgeladene Kontakte gehen so nach "Vorgeschlagene Kontakte"!
Die eingebauten Googlemail Gruppen "Friends", "Family" und "Coworkers" dürfen auch in Deutsch (aber in keiner anderen Sprache) in den Kategorien eingegeben werden, und werden so auch heruntergeladen => "Freunde", "Familie" und "Kollegen"...
Es ist also wichtig, die Option ERSTER SYNC immer dann einzuschalten, falls der Outlook-Kontakteordner, das Gmail-EmailLogin (auch für einen Email-Alias nötig) oder der Filter geändert wird.
Falls Sie regelmässig in Outlook UND Google neue Kontakte zufügen, dann können nur so "ähnliche" Kontakte korrekt zugeordnet werden.
Jeder Googlemail-Kontakt hat eine "Base ID". Diese wird im benutzerdefinierten Feld [ImportUID] gespeichert. Der Google-EmailLogin wird im Feld [ImportICS] gespeichert.
Also so funktionierts beim Download (Reihenfolge zur Ermittlung identischer oder ähnlicher Kontakte):
1. Base ID
2. Haupt-Emailadresse (oder primary vom ersten Abschnitt, falls Haupt-Emailadresse fehlt)
3. Ganzer Name (fullname)
... falls nichts gefunden wird, dann wird ein neuer Kontakt in Outlook zugefügt. Doppelte "Ganznamen" und mehrfach verwendete gleiche Emailadressen in verschiedenen Kontakten stellen aber ein Problem dar - "normalerweise" klappt das auch. Falls mit iCal4OL die Kontakte zusätzlich mit einer anderen Groupwarelösung gesynct werden, dann leider nicht..
3. Inkrementeller Sync = Datum und Zeit letzter Lauf
Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie "Dowload", "Upload" oder beide Wege synchronisieren.
Löschen Sie das Feld "Geänderte Kontakte seit:" immer dann, falls Sie
- das Google-Login ändern => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!
- einen anderen Outlook-Kontakteordner wählen => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!
- die Richtung der Synchronisation ändern/anpassen (up/down/2-weg)
- den Filter anpassen => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!
Nach jedem Lauf wird dieses Feld automatisch hochgesetzt (sofern kein Fehler 409, siehe weiter unten..) für den nächsten Lauf. Aber die Einstellungsdatei wird im interaktiven Modus nicht automatisch gespeichert.
=> also vergessen Sie nicht nach dem Sync die Einstellungen (.ini) zu speichern, sofern alles ok ist.
(409 CONFLICT) ERROR: (alt... kommt wahrscheinlich nie mehr)
Diese Meldung finden Sie evtl. im LOG nach einem Lauf (rötlicher Hintergrund bei den Zählern).
Dies bedeutet: Es wurde versucht einen neuen Kontakt nach Google hochzuladen - aber dieser Kontakt existiert bereits "mehrfach" in Gmail (schon dort verwendete Emailadresse+Name).
Schaltfläche [Zeige LOG] anklicken, um den/die Konfliktverursacher zu ersehen!
Last edited by Roland (2009-01-11 09:00:00)
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#3 2008-05-03 05:26:07
- Roland
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Re: Configuration Gmail Contacts Sync with Outlook
Googmail Kontakte haben mittlerweile ein neues, anderes Browser Interface erhalten! Dieses ist anders aufgebaut und schickt beim Sync die Kontakte auch in anderem "Namespace"! Dies wird automatisch berücksichtig!
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Gmail Contacts have now an new and different Browser Interface. The feed for syncing the contacts is using a different namespace.
This is recognized automatically
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Some maintenance switches - put them in field "Modified Contacts since":
For [X] Download - you must deactivate [ ] Upload:
down= will overwrite Contacts in Outlook with identical modification time, too (yes, with "=" at the end...)
(downall will overwrite Contacts in Outlook with older modification time, too)
For [X] Upload - you must deactivate [ ] Download:
up= will overwrite Contacts in Gmail with identical modification time, too
(upall will overwrite Contacts in Gmail with older modification time, too)
upnew (or upold) will upload Contacts for the NEW user interface,
cleaning existing Contacts in Gmail "like freshly uploaded",
resetting the section names to #home, #work, #other
=> Use it with upall or up= together.
If your contacts in Gmail are up-to-date, then use in field "Modified Contacts since" downall
or
delete Contacts in Outlook and empty the "Deleted Items" folder, too... then download all (again):
- Make a Backup or "Export to .pst" first! Or download the Gmail contacts to a different contact folder...
- Be aware of deleted events in the "Deleted Items" folder! Perhaps you want to do first an event sync!
- use "Enhanced Search" in Outlook to find synced contacts, by searching the userdefined field ImportICS=<your gmail address>
e.g. ImportICS=xxxx@gmail.com (you can mark them all with ctrl-a in the search window and hit "Delete"...)
- don't forget to empty the "Deleted Items" folder before next sync... and do a "FIRST SYNC" again.
If your contacts in Outlook are up-to date, then use in field "Modified Contacts since" upnew upall
(DO NOT DELETE contacts in Gmail! They can't get added again for 14 days without those switches (or remove Sync-Fields from OL-Folder) - they are actually still present, but invisible in Gmail)
Last edited by Roland (2009-01-07 08:13:26)
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