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iCal4OL Version 2.17.1 is now available. See Announcements / Ankündigungen


#1 2008-04-15 07:54:19

Roland
Administrator
Registered: 2007-11-25
Posts: 1522

Synchronizing ICAL (Mac Leopard) with Outlook (German/English)

English version

a customer wrote:

Meine Sekretärin gibt meine Termine, Operationen und Sprechstunden im Microsoft Outlook Kalender ein. Zuhause verwende ich aber iCal von  Mac. Ich kann zuhause auf den Outlook Kalender per Web zugreifen.  Bieten Sie eine Lösung an wo ich diese Daten direkt mit meinem iCal synchronisieren kann?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten - es kommt auf Ihre Bedürnisse an - iCal4OL deckt (nur) die Outlook-Seite ab. Es kann indirekt über einen CalDAV-Server (zb. https://hub.chandlerproject.org/ ) oder über den Google-Kalender gesynct werden. Auch der direkte Austausch von iCalendar-Dateien (*.ics) funktioniert.

Ab iCal4OL Version 2.7.x ist zudem ein CalDAV-Server integriert, welcher ICAL den direkten Zugriff auf Ihren Outlook-Kalender ermöglicht!
Siehe http://ical.gutentag.ch/forum/viewtopic.php?id=82


Beispiele gültig für ICAL 3.0 von OS X Leopard .... ich habe keine Möglichkeit, ältere ICAL-Versionen zu testen.

2-Weg-Sync "halbautomatisch"
1. In ICAL mittels Ablage - Exportieren - zb. den Kalender "Buero" exportieren als Buero.ics 
    ODER alternativ diese Datei "veröffentlichen", zb. auf http://icalx.com (siehe Übermittlungsmöglichkeiten)

2. Mit iCal4OL diese Buero.ics einlesen - Import gegen existierende Termine (Sync findet hier statt!)
    Dazu nötige Optionen auf  Reiter "Optionen" - [Enhanced Support]:
    [X] eGW/WebDAV: Markiere nicht mehr im Import vorhandene Termine mit <Deleted> während Export/Upload
    [X] eGW/WebDAV: Entferne mit <Deleted> marktierte Termine nach dem Export/Upload
         [(x)] Gleich nach Import machen (falls nur Import (also falls nicht exportiert wird), auch gleich diese Option ankreuzen)

3. Mit iCal4OL den Kalendar "Calendar" gleich auch exportieren (2.Was) mit folgenden Optionen:
    Erweiterte Export Optionen:
    [X] nur Neue, Mutierte oder von anderer ICS-Datei
    [X] Exportierte Termine für Importoption "ICAL Feed abonnieren" markieren
    [X] inkl. Gelöschte
     .... nach Outlook.ics, oder..
      ... falls irgendwie möglich, gleich nach  /Users/<Profil>/Library/Caches/com.apple.iCal/Incoming/ auf den MAC erstellen/verschieben
          (evtl. diesen Ordner mittels "Sharing" auf dem MAC freigeben, damit iCal4OL direkt dort eine Datei erstellen kann!

4. In ICAL mittels Ablage - Importieren - die Datei Outlook.ics in den Kalender "Buero" importieren,
    ODER falls diese Datei direkt unter /Users/<Profil>/Library/Caches/com.apple.iCal/Incoming/ ablegt wurde,
     dann wird diese Datei beim nächsten ICAL-Programmstart automatisch erkannt und eingelesen!


Übermittlungsmöglichkeiten
- Über http://icalx.com könnten die ICAL-Termine veröffentlicht werden (dh. spart Handarbeit bei 1.)
- per Email-Anhang
- per iDisk (.mac):
  iCal4OL - Export ICS - http://idisk.mac.com/username/Outlook.ics ... (username=Ihr DotMac Benutzername!)
  iCal4OL - Import ICS - http://idisk.mac.com/username/Büro.ics ...
  (Jeweils unter [Credentials] (Authorisation) Ihren Benutzernamen und Passwort eingeben)

Besonderheiten:
- In iCal4OL muss unter "Erweiterte Optionen (Export)" die Optionen....
  [X] nur Neue, Mutierte oder von anderer ICS-Datei
  [X] Exportierte Einträge markieren, als wären sie vorgängig importiert worden

  angekreuzt sein.

ICAL ersetzt nämlich beim Import IMMER bereits vorhandene Termine. Ohne diese Optionen würden in ICAL mittlerweile durchgeführte Aenderungen wieder verloren gehen. Falls der gleiche Termin in ICAL und OUTLOOK geändert wurden, gewinnt also immer die OUTLOOK-Version (die Sekretärin ;-) ...

- Damit es auch für gelöschte Termine klappt, müssen unter 2. beschriebene "Enhanced Support" Optionen aktiv sein!
((oder... es dürften  weder in ICAL noch in OUTLOOK Termine gelöscht werden, sondern müssten im Betreff mit dem Text "deleted" ergänzt werden, also zb. "Sitzung <deleted>", denn ICAL kann keine gelöschten Termine exportieren))!

iCal4OL kann gelöschte Termine beim Import erkennen (cancelled) und auch exportieren, siehe "Erweiterte Optionen Export" => "inkl. Gelöschte".  Dies ist aber nicht "unbedingt" nötig, hat aber den Vorteil, dass ICAL diese Termine dann nach dem Import "durchstreicht" => Sitzung.

Dies ist einfacher als es klingt wink
- Für Outlook geschieht dies "schlussendlich" auf Knopfdruck, nachdem alles eingerichtet ist.
- In ICAL muss evtl der Import manuell gestartet werden (oder die ics-Datei liegt unter /Incoming/..)


2-Weg über Google Calendar
Dazu benötigen Sie ein Tool, welches ICAL mit dem Google Calendar syncen kann. iCal4OL erledigt dies für Outlook!
Neu unterstützt Google Calendar CalDAV... Es ist also möglich, direkt in ICAL auf den Google Calendar zuzugreifen: http://code.google.com/apis/calendar/de … aldav.html


2-Weg über CalDAV Store, wie zb. DAViCAL 0.94+ oder Darwin Calendar Server (iCalServer)
ICAL kann mit CalDAV von Haus aus umgehen. iCal4OL erledigt dies für Outlook - und hat neu sogar einen CalDAV-Server eingebaut!
Unterstützte CalDAV-Stores siehe hier: http://ical.gutentag.ch/forum/viewtopic.php?id=28
(MobileMe / .mac (dotmac - mac.com) ist leider kein CalDAV-Store (eigenständiges iSync Protokoll, welches iCal4OL nicht unterstützt))


iCalx/iDisk: 1-Weg von ICAL nach Outlook
Mit dem Umweg über http://icalx.com ....  oder über die idisk (siehe oben).
Sie veröffentlichen Ihren Kalendar auf iCalx und die Sekretärin liest diesen in Outlook mittels iCal4OL ein.
Falls Sie Import-Sync gegen existierende Outlook-Termine wählen, sollten Sie aber in ICAL die Termine nie direkt löschen, sondern mit Betreff zb. "Sitzung <deleted>" erweitern, damit dies dann in Outlook so übernommen wird (ICAL übermittelt keine gelöschten Termine - in iCal4OL hat es eine seperate Wartungsfunktion diese "deleted" wieder loszuwerden).
(Die Abo-Funktion kann natürlich auch verwendet werden, aber dann geht die untenbeschriebene "Clever-Variante" nicht.. Aber sonst löst dies natürlich das Problem der gelöschten Termine, da alle vorgängig von diesem Feed stammenden Termine zuerst in Outlook gelöscht werden).


iCalx/iDisk: 1-Weg von Outlook nach ICAL
Mit dem Umweg über http://icalx.com .... oder über die idisk (siehe oben).
Die Sekretärin lädt die Termine (z.b ab jetzt) mit iCal4OL hoch, und Sie abonnieren diesen Kalender in ICAL (ist dann schreibgeschützt).


Die Kombi-Variante - Die beiden oben genannten 1-Weg-Syncs kombinieren
- Also 2 Kalender in ICAL und 1 Kalender in Outlook
Im 1ten ICAL-Kalender machen Sie die Änderungen und veröffentlichen diesen auf iCalx oder iDisk.
Durch den iCal4OL-Sync werden dann die Änderungen in Outlook aktualisiert - und gleich anschliessend der aktuelle Zustand von Outlook wieder per WebDAV nach iCalx/idisk hochgeladen...

Das "Resultat" ist dann im 2ten ICAL-Kalender sichtbar (sobald in ICAL aktualisiert wurde)!

Last edited by Roland (2009-03-24 06:56:22)

Offline

 

#2 2009-03-24 06:55:03

Roland
Administrator
Registered: 2007-11-25
Posts: 1522

Re: Synchronizing ICAL (Mac Leopard) with Outlook (German/English)

In English (short version)..

2-Way-Sync with Google Calendar as in-between
Perhaps the easiest way - test it first with other calendars in ICAL and OL (Google's CalDav Interface).
Do a CalDAV-Sync in ICAL to GCAL and use the "2-Way-Sync with Google Calendar" in iCal4OL...

2-Way-Sync with a CalDAV Store as in-between
Actually, it's very easy to setup Darwin Calendar Server (iCalServer) on a MAC.
DaviCal is also a good CalDAV Store, but not so easy to setup.
A free and ready to use CalDAV Store is https://hub.chandlerproject.org
Do a CalDAV sync in ICAL  and use the "2-Way-Sync with a Websolution" together with button [CalDAV Assistant] in iCal4OL, see http://ical.gutentag.ch/forum/viewtopic.php?id=28


Some tricks with WEBDAV (Subscribing Remote Calendars vis-versa):
The iDisk (which is part of Mobile Me) is a WebDAV folder. It would be possible to upload ICS-Feeds to this place and subscribe
those with ICAL or iCal4OL again (vis-versa) e.g. http://idisk.me.com/<username>/Outlook.ics  or /Mac.ics

http://icalx.com is a very good free service for iCalendar WebDAV...

Subscribing a remote calendar can be done in Outlook 2007 directly, or the ICS4OL-Freeware can do this for older OL versions.
But you just see the "other calendar" - you can not modify those feeds...


Publishing by ICAL (to icalx.com) - Importing this feed in iCal4OL (from icalx.com)
Exporting the changes with iCal4OL (as differential file) - Importing into ICAL (this differential file)


=> Setup your ICAL calendar to "be published" on e.g. icalx.com

Things to know - importing an ICS File/Feed from ICAL with iCal4OL:
- ICS Feeds from ICAL do not contain deleted events - take care on Import (sync against existing events) with iCal4OL
  See tab "Options", under button [Enhanced Support] and activate:
  [X] eGW/WebDAV: Mark events not anymore in Import with <Deleted> during Export/Upload
  [X] eGW/WebDAV: Remove events, which are marked with <Deleted> after Export/Upload
  Activate [X] Do this directly after import... this is necessary, if you don't export anything, yet!

=> iCal4OL default configuration (Default.ini) will just do: [X] Import ICAL file/feed - sync against existing events
=> Run this if you start working in Outlook...

Things to know, if you use the Import Function of ICAL (and not subscribing a remote calendar):
- "ICAL Import Function" is importing and replacing ALL events from the ICS file, even if they exist and are newer in ICAL
  So it's important to use special enhanced export options in iCal4OL
  [X] only New, Modified or Items from other Import file,
  [X] Mark items like they were imported by previous ICAL Import/Subscription (will reset selected items above, too)
  This will create a feed with only the most necessary events - but this export run can't get repeated!
  (If you loose such a file, you have to use the option [X] Only Modified events since... to repeat it "similary"..)
  If you use [X] Deleted as well (for Sync Webcalendar/GCAL),  deleted outlook events will get striked through in ICAL

  This minimal differential feed must be imported into a calendar of ICAL manually.
  Trick: If you put this ICS file directly into /Users/<Profil>/Library/Caches/com.apple.iCal/Incoming/,
  (share this folder for accessing directly from windows), 
  ICAL will recognize it and import those events automatically at next ICAL Start.

=> Add a second configuration file (e.g. duplicate it on tab "configuration"), which will only do: [X] Export ICS File/Feed (with the enhanced options)
     Trick: make a copy of iCal4OL.exe to iCal4OL2.exe in the same directory C:\Program Files\iCal4OL\ and make a link on the desktop
     The Copy will use C:\documents and setting\<profile>\appdata\iCal4OL2\Default.ini for default configuration..
=> Run this in the evening, after finishing your work in Outlook

=> Import this ICS file into ICAL

It does sound more complex, than it is - after you configured iCal4OL, everything will work with a few clicks..


Company Firewall?
Go on tab "Options" under [Enhanced Support] and activate [X] Use WinInet.dll instead of WinHttp.dll
WinInet.dll can download "probably" everything through a firewall - like a browser...
Upload depends on the firewall settings, but you have better chances with WinInet.dll...


Please see the online documentation for all those options - I hope, it's clear...

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