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#1 2008-04-22 07:46:52

Roland
Administrator
Registered: 2007-11-25
Posts: 1520

Gmail Contacts/Kontakte Sync with Outlook by iCal4OL


==> Deutsche Beschreibung folgt als zweiter Beitrag... also hier klicken...


QUICKSTART:

Important: under CONTROL PANEL - Phone and Modem Options - Location .. enter the correct area code, or even better choose "International Freephone Service"!
Otherwise the plus sign in front of a phone number may be ommitted during download sync = Outlook Issue; e.g. +41 893..

1. Run
[X] FIRST SYNC
[X] Download  (if you want)
Group Filter: My Contacts     <== this is optimal, because your probably don't want to sync "other contacts" of Gmail. iOS does never delete contacts, they are only removed from "my contacts". Activate new corresponding option to delete them in OL.
[X] Upload      (if you want)       [X] ..Deleted..  (if you want)
[X] SIMULATION
==> Check the LOG.txt, if it's working.

2. Run
[X] FIRST SYNC
[X] Download  (if you want)
[X] Upload      (if you want)       [X] ..Deleted..  (if you want)
[  ] SIMULATION
==> use [Save Configuration] on main Window, because after this run the option FIRST SYNC is now automatically turned off..

x. Run
If not all Contacts are in the LOG (because off CONTACTS MODIFIED SINCE date) - and you believe a contact is missing - turn it on (again)
[X] FIRST SYNC    ((...or empty the field CONTACTS MODIFIED SINCE  (double click for today 0:00)))
==> If you change Google Login, the Outlook Folder or the Filter.. turn this option ON again!

==> Check the LOG (always if background turned red!) for errors, or to find out the reason for not syncing (e.g. NEWER)

The main problems syncing Google Contacts with Outlook are:
1. How to map the fields
2. How to prevent duplicates when uploading (how the sync is done)
3. Incremental Sync (Date and time last run => Modified Contacts since)

Best settings to start with:
http://ical.gutentag.ch/GContacts.png

1. Field mapping
The mapping is (now) fix!

There are some fields, which iCal4OL will write in the Outlook Description, because there are no fields in Outlook for them!
What's not implemented:
- if you used more then one identical field name in the same section - only the first and second will be synced (second field goes mostly into description).
- the Gmail field named "Others: " (not the section!)  is not in the feed (Google bug?!) and therefore can't be synced!

Fields written in Outlook description will start with h(=home) or w(=work) or o(=others) representing the mapping...  p(=personal) from "older iCal4OL Import/Export" is treated as "h"...
e.g. "wCompany2: Text2ndCompanynameFromGmail"


2. How to prevent duplicates when uploading (how the sync is done)
Unlike the event sync - the contact sync can't find "similar" contacts in Google during upload (Api limitation).
So for first sync you must mark (keep marked) FIRST SYNC (Mark it for 1st sync with a Gmail account!)

With this option enabled, all contacts (modified since 2005/1/1) will be downloaded and compared + "linked" with similar Outlook events in Outlook folder (if SIMULATION is off)!

Gmail Contact Groups are written into the Outlook field "Categories", too!
If you don't wish Groups-Categories Linking, you must enter @ in Download/Upload Filter. This way newly uploaded Contacts will go to "Suggested Contacts" (German: "vorgeschlagene Kontakte")!
For the inbuild Googlemail Groups "Friends", "Family" and "Coworker" you MUST use those English names.
Only iCal4OL with language set to "Deutsch" is supporting the German Translation "Freunde", "Familie" and "Kollegen", too.

Note: CATEGORIES of Outlook Contacts are only interpreted as Google Groups, if you prior added those manually in the Browserinterface of Google Contacts!



After that - the upload will work correctly - but attention: If you change the account email address (even if its an alternative address for the same Google account), or you choose another Outlook Contact folder, you must mark [FIRST SYNC] again!

The base ID of a Gmail Contact and the account email address are stored in userdefined Outlook properties [ImportUID] and [ImportICS].

When downloading from Google, iCal4OL will try to sync with Outlook contacts in this order:
1.  Base ID  (especially from FIRST SYNC...)
2.  MAIN Email Address
3.  Fullname (or View_as or Save_as) of Contact

So...  if Base ID is not found in Outlook, and the MAIN Email Address field is empty, then it will try to find an Outlook contact with the same fullname - if it can't find anything, it will add a new contact in Outlook.



3. Incremental Sync (Date and time last run => Modified Contacts since)
Depending on your needs, you can Download and/or Upload contacts from/to Google Mail.

Remember to empty this field "Modified Contacts since", if you...
- use another Gmail account address -> Do a FIRST SYNC again!
- choose another Outlook Contact Folder -> Do a FIRST SYNC again!
- change sync direction (up/down/2-way)
- change filterting by Groups, Categories


Note: there a special switches for the field "Modified Contacts sync", like "upall upnew" or "downall", to make a full 1-Way(!)-Sync.. See below or search in the forum!

After a Sync, this field will be updated, if no error was encountered => but the configuration file will not be saved automatically (if you started iCal4OL in interactive mode):
Don't forget to save the configuration (*.ini file) after a sync on the main windows..

Last edited by Roland (2012-01-11 18:22:40)

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#2 2008-04-26 15:26:38

Roland
Administrator
Registered: 2007-11-25
Posts: 1520

Re: Gmail Contacts/Kontakte Sync with Outlook by iCal4OL

Hier in Deutsch...  Echte Kontaktsynchronisation zwischen Outlook und Googlemail

KURZANLEITUNG:

Wichtig: unter SYSTEMSTEUERUNG - Telefon- und Modemoptionen - Standort ... die richtige Ortskennziffer eintragen gehen, oder besser gleich "International Freephone Service" wählen!
Sonst wird evtl. das Pluszeichen einer Tel.nummer beim Download-Sync entfernt = Outlook-Problem; zb. +49 832..

1. Lauf
[X] ERSTER SYNC
[X] Download  (falls gewünscht)
Gruppenfilter: Meine Kontakte
[X] Upload      (falls gewünscht)       [X] ..Gelöschte..  (falls gewünscht)
[X] SIMULATION

==> [Zeige LOG] um zu schauen, ob es wie erwartet funktioniert. Schätzungsweise möchten Sie nur "Meine Kontakte" synchronisieren. iOS löscht zb. die Kontakte nicht, sondern "wirft" diese nur aus "Meine Kontakte" nach "Andere Kontakte". Falls Diese in OL gelöscht werden sollen, entsprechende Option aktivieren..

2. Lauf
[X] ERSTER SYNC
[X] Download  (falls gewünscht)
[X] Upload      (falls gewünscht)       [X] ..Gelöschte..  (falls gewünscht)
[  ] SIMULATION
==> Klicken Sie [Einstellungen speichern] im iCal4OL-Fenster, um die Einstellungen danach zu speichern - die Option ERSTER SYNC wurde jetzt automatisch deaktiviert!

x. Lauf
Falls nicht alle Kontakte im LOG aufgeführt sind (evtl. wegen Feld "Kontakte geändert seit") - also falls Sie einen Kontakt "vermissen", dann wieder:
[X] ERSTER SYNC    ((...oder Feld "Kontakte geändert seit" löschen (Doppelklick setzt Tagesdatum 0:00)))
==> Falls Sie das Google Login ändern, einen anderen Outlook-Ordner wählen oder den Filter ändern, muss diese Option wieder aktiviert werden!

==> Nach dem Lauf das LOG prüfen (vorallem bei rotem Hintergrund) warum evtl. ein Kontakt nicht gesynct wurde (zb. weil NEUER)

Folgende Problemfelder gibt es beim Sync von Googlmail Kontakten mit Outlook:
1. Die Feldzuordnung
2. Die Erkennung gleicher Kontakte beim Sync (Duplettenverhinderung)
3. Inkrementeller Sync (Datum und Zeit letzter Lauf)

Dies ist schätzungsweise die beste Einstellungsart:
http://ical.gutentag.ch/GKontakte.png

1. Die Feldzuordnung (Abschnittsnamen von Googlemail)
Die Feldzuordnung ist fixiert! Ein paar spezielle Optionen sind nicht auf dem Userinterface:
Es gibt zusätzlich eine versteckte Option, welche NUR für Leute ist, welche MEHRERE Emailaddressen in den Kontakten unter SONSTIGES (other) eintragen, dh. NIE eine Zuordnung zu HOME, WORK machen. Siehe dazu http://ical.gutentag.ch/forum/viewtopic … d=322#p322 (Default.ini ..  Abschnitt [Option] .. Zeile "OtherMapping=1")


3. Bemerkung:
Es gibt ein paar Felder in Gmail, welche in die Notizen des Outlook-Kontaktes eingetragen werden (müssen), da es diese in Outlook nicht gibt!

- Falls mehrere identische Felder in einem Google-Abschnitt existieren, wird nur der Erste und der Zweite (in Notizen) gesynced.
- Das zusätzliche Gmailfeld "Sonstiges" (ich meine nicht den Abschnitt, sondern das Feld!) ist im Feed von Google nicht enthalten (Bug?!) und kann deshalb nicht gesynct werden!

Eingetragene Feldnamen in den Notizen starten mit h(=home) oder w(=work) oder o(=others) ..... [p=personal von altem Import/Export wird wie "h" behandelt]
Beispiel: "wCompany2: 2teWorkFirmabezeichnungVonGooglemail"


2. Die Erkennung gleicher Kontakte beim Sync (Duplettenverhinderung)
Im Gegensatz zum Termin-Sync kann beim Hochladen kein "ähnlicher" Kontakt gefunden werden (in Api nicht vorgesehen).
Deshalb gibt es die Option ERSTER SYNC ... es kann seperat oder mit Upload/Download gestartet werden.

Falls diese Option aktiviert ist, werden alle Gmail-Kontakte geholt und verglichen (sofern nach 1.1.2005 gespeichert). Ähnliche Kontakte werden hier also "verknüpft"...

Die Gruppenzugehörigkeiten werden auch in das Feld "Kategorien" eingetragen.
Falls Sie dies nicht wünschen, müssen Sie im Import/Export-Filter ein @ eintragen. Neu hochgeladene Kontakte gehen so nach "Vorgeschlagene Kontakte"!
Die eingebauten Googlemail Gruppen "Friends", "Family" und "Coworkers" dürfen auch in Deutsch (aber in keiner anderen Sprache) in den Kategorien eingegeben werden, und werden so auch heruntergeladen => "Freunde", "Familie" und "Kollegen"...

Hinweis: Kontaktkategorien werden nur dann als Google-Gruppen interpretiert, falls sie diese vorgängig im Browserinterface der Gmail-Kontakte zugefügt hatten!



Es ist also wichtig, die Option ERSTER SYNC immer dann einzuschalten, falls der Outlook-Kontakteordner, das Gmail-EmailLogin (auch für einen Email-Alias nötig) oder der Filter geändert wird.
Falls Sie regelmässig in Outlook UND Google neue Kontakte zufügen, dann können nur so "ähnliche" Kontakte korrekt zugeordnet werden.

Jeder Googlemail-Kontakt hat eine "Base ID". Diese wird im benutzerdefinierten Feld [ImportUID] gespeichert. Der Google-EmailLogin wird im Feld [ImportICS] gespeichert.

Also so funktionierts beim Download (Reihenfolge zur Ermittlung identischer oder ähnlicher Kontakte):
1.  Base ID 
2.  Haupt-Emailadresse (oder primary vom ersten Abschnitt, falls Haupt-Emailadresse fehlt)
3.  Ganzer Name (fullname)

... falls nichts gefunden wird, dann wird ein neuer Kontakt in Outlook zugefügt. Doppelte "Ganznamen" und mehrfach verwendete gleiche Emailadressen in verschiedenen Kontakten stellen aber ein Problem dar - "normalerweise" klappt das auch. Falls mit iCal4OL die Kontakte zusätzlich mit einer anderen Groupwarelösung gesynct werden, dann leider nicht..



3. Inkrementeller Sync =  Datum und Zeit letzter Lauf
Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie "Dowload", "Upload" oder beide Wege synchronisieren.

Löschen Sie das Feld "Geänderte Kontakte seit:" immer dann, falls Sie
- das Google-Login ändern                                => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!
- einen anderen Outlook-Kontakteordner wählen => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!
- die Richtung der Synchronisation ändern/anpassen  (up/down/2-weg)
- den Filter anpassen                                        => + ERSTER SYNC wieder ankreuzen!


Nach jedem Lauf wird dieses Feld automatisch hochgesetzt für den nächsten Lauf (sofern kein Fehler). Aber die Einstellungsdatei wird im interaktiven Modus nicht automatisch gespeichert.
=> also vergessen Sie nicht nach dem Sync die Einstellungen (.ini) zu speichern, sofern alles ok ist.

Last edited by Roland (2012-01-11 18:33:30)

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#3 2008-05-03 05:26:07

Roland
Administrator
Registered: 2007-11-25
Posts: 1520

Re: Gmail Contacts/Kontakte Sync with Outlook by iCal4OL

Googmail Kontakte haben mittlerweile ein neues, anderes Browser Interface erhalten! Dieses ist anders aufgebaut und schickt beim Sync die Kontakte auch in anderem "Namespace"! Dies wird automatisch berücksichtig!
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Gmail Contacts have now an new and different Browser Interface. The feed for syncing the contacts is using a different namespace.
This is recognized automatically
------------------------------------------------------------------------------------------

Some maintenance switches - put them in field "Modified Contacts since":

For [X] Download - you must deactivate [ ] Upload:
down=       will overwrite Contacts in Outlook with identical modification time, too   (yes, with "=" at the end...)
(downall      will overwrite Contacts in Outlook with older modification time, too)

For [X] Upload - you must deactivate [ ] Download:
up=            will overwrite Contacts in Gmail with identical modification time, too
(upall          will overwrite Contacts in Gmail with older modification time, too)

upnew (or upold)        will upload Contacts for the NEW user interface,
                                  cleaning existing Contacts in Gmail "like freshly uploaded",
                                  resetting the section names to #home, #work, #other
                                  => Use it with upall or up= together.


If your contacts in Gmail are up-to-date, then use in field "Modified Contacts since"  downall
or
delete Contacts in Outlook and empty the "Deleted Items" folder, too... then download all (again):
- Make a Backup or "Export to .pst" first! Or download the Gmail contacts to a different contact folder...
- Be aware of deleted events in the "Deleted Items" folder! Perhaps you want to do first an event sync!
- use "Enhanced Search" in Outlook to find synced contacts, by searching the userdefined field ImportICS=<your gmail address>
  e.g. ImportICS=xxxx@gmail.com  (you can mark them all with ctrl-a in the search window and hit "Delete"...)
- don't forget to empty the "Deleted Items" folder before next sync... and do a "FIRST SYNC" again.

If your contacts in Outlook are up-to date, then use in field "Modified Contacts since"  upnew upall
(DO NOT DELETE contacts in Gmail! They can't get added again for 14 days without those switches (or remove Sync-Fields from OL-Folder) - they are actually still present, but invisible in Gmail)

Last edited by Roland (2009-01-07 08:13:26)

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